【採用担当者向け】応募者への採用メールの作り方。合格、不合格、辞退者別の注意点や例文

保育士採用の選考結果において、どのような内容で採用メールを送ればいいか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。基本的なマナーや注意点を把握し、読み手の立場に立った文面を作成することが大切でしょう。今回は、採用メールを送るときの注意点や合格、不合格、辞退者別の例文を紹介します。


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選考結果における採用メール

応募者に選考結果を伝えるために大切な「採用メール」。


基本的な構成として、


  • 件名
  • 宛名
  • 差出人
  • 挨拶
  • 本文
  • 別記
  • 結びの挨拶
  • 署名

などが挙げられます。


内容については、合格・不合格、辞退者へのメールなどがあり、伝えたい意向によって文面に違いがあるでしょう。


メールを作る際は、簡単な例文を活用すると、作業時間の短縮につながるだけでなく、送るべき項目の抜け漏れを防ぐことにも役立つかもしれません。


また、採用メールを送るときのポイントをしっかりと把握することも大切です。

読み手側の立場に立ってどのような内容が適切かどうか考えていきましょう。

採用メールの送るときのポイント



迅速に送る


採用メールを送る場合は、できるだけ迅速に結果を通知するようにしましょう。応募者にとって、合格か不合格かというのは今後の就職活動や転職活動に大切なことです。


潜在保育士さんが復職を求めて活動している場合も、複数の保育園や幼稚園をピックアップして、選考している場合もあるでしょう。


自園よりも先に他園から採用のメールが来ている場合は、すでに応募者が他園に決めてしまっていることもあるかもしれません。


そのため、一日も早く、結果通知をメールで送るようにしましょう。



基本的なマナーを意識する


メールの文面については、受け取る側の気持ちを考えて、作成することが大切です。


応募者が複数の園から内定をもらっている場合は、採用メールを受け取った時点で、どこの園を選べばよいのか迷っている段階かもしれません。


基本的なマナーを意識して、自園に来てほしいという気持ちを込めた採用メールを作成していきましょう。


また、就職・転職サイトなどに自園の採用活動について、応募者からの口コミが掲載される場合もあるでしょう。評判を下げないためにも、早急で失礼のない対応を行うように心がけることが大切です。



手続きについて明確に記載する


採用メールを送る場合は、これからどのような手続きが必要なのかを明確に記載する必要があります。


応募者が文面を読み、わかりやすい内容になっているか、伝えたい必要事項を記入しているのかなどをチェックしてから送信するようにしましょう。


採用後の手続き方法については、園それぞれで異なる場合もあるので、簡略的に伝えられるように、手続き方法のテンプレートなどを作成しておくと、活用しやすいかもしれません。



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採用メールの例文集

採用メールの作り方について、合格、不合格、辞退者別の例文を紹介します。メールを送るときの注意点もあわせて見ていきましょう。



採用メール例文:採用者へのメール


合格を伝えるためのテンプレートの例文です。()内に必要な名前や連絡事項を記入して活用してみてくださいね。

採用の合格を伝えるための例文

合格したときに送る例文

注意点

園の中には、内定通知書や内定承諾書は、応募者が園に来園してから記入する場合などもあので、その際はメールの文面を変えて作成してみるとよいでしょう。


また、電話によって詳細を伝える旨を記入する場合は、応募者の都合のよい時間帯をメールで返送して頂く旨を伝えるとよいかもしれません。


当園に来てほしいという文面を伝える場合は、手続きについて説明する前に当園で働いてほしいという熱意をアピールすることによって、応募者の心を動かすことにつながるでしょう。



採用メール例文:不合格者へのメール


採用の見送りを伝えるためのテンプレートの例文です。()内に必要な名前や連絡事項を記入して活用してみてくださいね。

メールの例文を記載

不合格者に送るメール例

注意点

不合格の際は、用件のみの事務的な文面ではなく、自園に関心をもち、面接などで時間を取っていただいたことへの感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。


基本的なマナーを大切にした文面を考えて送信しましょう。



採用メール例文:辞退者へのメール


辞退者への辞退の受諾を伝えるメールのテンプレートの例文です。()内に必要な名前や連絡事項を記入して活用してみてくださいね。

メールの例文を記載

選考辞退者に送る例文

注意点

辞退者へのメールに対しては、辞退者の個人情報が記載した書類を預かっている場合は、返却、または破棄することをメールにて応募者に伝えるようにしましょう。


また、応募者の辞退理由などを知りたい場合は、「辞退についての理由などをお聞かせいただくと幸いです。」などの文章を記載することで、応募者の辞退を引き止めることにつながるかもしれません。

基本的なマナーを守り、採用メールを送ろう

保育士不足が懸念される中、選考結果を伝える際の採用メールの作成は、保育士の確保に向けて、大切な業務の一つとなっています。


応募者が「この園の面接を受けてよかった」という気持ちを抱くように、基本的なマナーを大切にし、心に寄り添ったメールを作成することを心がけましょう。



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