転職活動中の保育士さんの中には、応募先の保育園から履歴書などの応募書類をメールで送るように求められた方もいるでしょう。メール送付が初めての場合は迷うことも多いかもしれません。件名などで気をつけるポイントや参考例文、送り方の注意事項、何日以内に送付すればよいかなど、書類のメール送付時の疑問点について紹介します。

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転職時の履歴書をメールで送付しよう

転職する際、応募先の保育園から履歴書の提出について、郵送ではなくメール送付を求められるケースもあるでしょう。

履歴書の送付依頼がきた際に、何日以内に送ればよいか迷うこともあるかもしれません。その場合は先方を長く待たせないためにも、2～3日以内に書類を作成し提出できるように進められるとよいですね。

事前にメールの送付方法や注意点を把握し、対応できるように準備しておきましょう。

メール送付時の履歴書作成と証明写真データ

まずは、履歴書をデータで作る際の作成方法と証明写真の用意の仕方について紹介します。

履歴書

既成のテンプレートをインターネットでダウンロードして作成する、もしくは自身で履歴書の雛形から作成してもよいでしょう。

ダウンロードする場合は、さまざまな種類のフォーマットがありますが、手書き用の履歴書を購入するときと同様に「パート・アルバイト用」「転職活動用」など用途に応じて必要なものを選択しましょう。

また、自身で一から作成するときは志望動機や保有資格欄の大きさなど、自身のステータスに応じて書類の雛形を作成できるため、空白ができにくいメリットがあります。

その場合は、規制の履歴書の規格を参考に作成することで項目漏れがないように注意するとよいでしょう。

証明写真データ

証明写真欄は手書き用、データ用問わず共通して必要であるため、忘れずに用意しましょう。

証明写真のデータは、データの入手に対応しているスピード撮影の写真機や、撮影データの購入ができる写真館の利用をすることで用意できます。

または既にプリントされている証明写真をスキャナーで取り込んでデータ化する方法などもあるため、自身の状況にあった方法を選ぶとよいでしょう。

また、データで証明写真を用意する場合、撮影データに補正を加える方もいるようです。

ただしこの場合は補正内容に注意する必要があります。

髪や着衣の乱れを補正する程度であれば問題ありませんが、ほくろを消したり、輪郭を変えたりする補正を行うと、その時点で本人と異なる人相になる可能性があります。

その場合は本人確認ができる証明写真としての効力がなくなるため、顔のパーツなど個人の特徴を変える補正は避けるとよいでしょう。

履歴書を送付するメール文章の作り方

次に、履歴書を添付する際のメール文章の例文をみていきましょう。

例文１_募集要項に添ってこちらから書類送付をする場合

件名は、担当者がメールを見たとき、何の用件についてのメールなのかがすぐにわかる内容にします。

本文は挨拶と氏名を名乗ってから、用件を述べます。シンプルに、求人を見て履歴書を送ったという内容だけでも構いませんし、応募に対して働きたい意志を一言添えてもよいでしょう。

最後に書類の開封方法を伝え、挨拶で締めくくります。

メールは長文になることを避け、できる限り必要最低限の内容にとどめましょう。先方に長い時間をかけさせないよう配慮をすることが大切です。

例文2_応募先からの書類の送付依頼に返信する形式で、書類送付をする場合

応募先からのメールに返信する際は、返信時につく「Re:」と先方がつけた件名をそのまま残しましょう。

「Re:」を消して件名を変えると、担当者が新規のメールなのか送ったメールに関する内容なのかわかりにくくなります。

自分で件名をつけたい場合は、例文のように「Re:」と元々の件名の後に「/〇〇〇」と付け足すように調整しましょう。

履歴書をメールで送付する際に注意するポイント

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ここでは、履歴書をメールで送るときに抑えておくポイントを紹介します。

ファイル名と保存ファイル形式に注意する

応募書類のデータには保存の際に、ファイル名称をつけます。

先方がデータを開く前にファイルの内容がわかるような名称をつけるとよいでしょう。

書類名称と氏名と日付が入っていると、わかりやすいかもしれません。

「履歴書_氏名日付」というように、担当者が誰の何の書類なのかすぐにわかるよう配慮しましょう。

データのファイル形式は、原則PDF形式にするとよいかもしれません。

PDFは編集機能があるアプリケーションを使用しない限り、書き換えなどの編集ができないファイル形式です。後々のトラブル防止のためにも簡単に編集ができない形式で保存しましょう。

セキュリティ対策を行う

応募書類は本人確認要素が入った公的書類であるため、セキュリティ対策が必要です。

ファイル自体にパスワード設定を行うか、クラウドストレージを利用してファイルの保存先URLをメール本文に記載し、アクセス後ダウンロードしてもらう方法などがあります。

クラウドストレージのサービスは利用料金が発生する場合もありますので、内容を確認して自身にあった方法でセキュリティ対策を行うとよいでしょう。

メール送信前のチェックを行う

送信前に、不備がないか以下のように最終確認を行います。

• 宛先アドレスに間違いがないか
• 誤字脱字がないか
• 資料の添付が漏れていないか
• ストレージ利用の場合のURLに誤りがないか

内容や文字の誤りがないことを確認して、万全の状態で送信できるようチェックを行うことが必要です。

メールで履歴書を送るときのポイントをおさえてスムーズな書類提出をしよう

今回は、履歴書のメールでの送り方のポイントについて紹介しました。

メール添付での提出は、手書きの書類を郵送するときとは違った注意事項があるため、初めて送る際は迷うこともあるでしょう。重要なのは、相手がわかりやすいメールになるよう工夫をすることです。

また、保育園側から何日以内に送付するようにという期限がない場合は、できるかぎり相手を長く待たせないよう配慮することも大切なポイントです。

応募者が多数いる場合は、採用担当者も多くの書類を受け取るため、できるかぎり先方の手間をかけずに済む方法を考えて送付しましょう。