【採用担当者向けコラム】保育園側が送る不採用通知の例文集。電話・メール・郵送別に紹介

選考結果の決定後、保育園側の不採用通知の送り方を知りたい採用担当者の方もいるでしょう。応募へ感謝の気持ちを伝えるとともに、誠実な対応が求められます。今回は保育園側が不採用通知を送るときの例文を電話・メール・郵送(手紙)とケース別に詳しく紹介します。気をつけるポイントもまとめたので参考にしてみてくださいね。


採用活動をしている様子

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【保育園向け】不採用通知を送るときのポイントは? 

採用担当者の方の中には不採用通知を送るときに、どのような内容を書くべきか迷う方もいるかもしれません。失礼のないように基本的なマナーを確認しておくことが大切ですよね。


不採用通知の例文や送るときの注意点を把握して、採用活動に役立てていきましょう。まずは、不採用通知を送るときに気をつけるポイントを紹介します。



迅速に通知を送る


まず、求職者の不採用が決定した時点で早めに通知することが重要です。一般的には選考結果は1週間以内に伝えるのがよいといわれています。


求職者の中には就業しながら転職先を探している方もいるでしょう。スケジュールを組みやすいように早めに結果を伝え、誠実に対応することを意識しましょう。


また、連絡が遅くなってしまった場合はその理由をきちんと伝え、迷惑をかけたことへの謝罪の気持ちも表しましょう。



応募への感謝の気持ちを送る



感謝の気持ちを表す様子

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求職者は貴重な時間を使って履歴書や職務履歴書などを用意し、自園に応募してくれています。不採用を通知する際は、応募への感謝の気持ちも伝えましょう。


また、十分な検討を重ねたうえで合否を決めた旨をあわせて説明することも大切ですね。



応募書類の破棄・返却を伝える


不採用を通知する際に、履歴書や職務経歴書などの応募書類を取り扱についてきちんと伝えることも大切です。一般的には書類の破棄や返却をすることが多いようです。


中には返却を希望する求職者もいるかもしれません。トラブルを防ぐためにも求職者の意向に沿って対応しましょう。

【シーン別】保育園向けの不採用通知の例文

保育園向けの採用通知の例文を電話・メール・郵送別に紹介します。



電話の例文


電話で不採用を伝える際の例文を紹介します。

例文

(〇〇〇園)の採用担当の△△です。〇〇様の携帯電話でお間違いありませんか?


先日お受けいただいた面接の選考結果のご連絡を差し上げました。ただ今、お時間よろしいでしょうか?


この度は弊園の採用選考にお越しくださいまして、誠にありがとうございました。


園内で慎重に検討しました結果、残念ながらご期待に添えない結果となりました。


せっかくご応募いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

また、履歴書や職務経歴書等の書類は郵送にて返却いたします。


〇〇様の今後のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

ご応募していただき、誠にありがとうございました。

ポイント

電話をかける場合は求職者の都合のよい時間帯を考慮して連絡するようにしましょう。あらかじめ、求職者が電話に出られる時間帯を聞いておくことも大切ですね。不在時は留守番電話を残し、再び連絡する旨を伝えるとよいでしょう。


また、電話での会話は記録に残らないため、内容について「言った・言わない」などの問題が発生する場合もあるようです。電話の内容を文面に残すなどトラブルを防止することも重要になります。



メールの例文


メールで不採用を伝える際の例文を紹介します。


メールを送る人

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例文

不採用通知メール

ポイント

メールの件名には「選考結果のご連絡」と一目でわかるように入力しましょう。上記のような内容を参考にメールのテンプレートを作っておくと、効率的に作成することができるでしょう。


また、「大変恐縮ですが~」といった文章を記入し、メールにて不採用を連絡することに対して謝罪の言葉も添えるとよいですね。



郵送(手紙)


郵送で不採用を伝える際の例文を紹介します。

例文

不採用通知手紙

ポイント

郵送の場合は手紙を書く際に「拝啓」「敬具」といった言葉を忘れずに記入しましょう。


求職者へ確実に手紙を届けるために、対面で手渡しの書留や追跡番号の確認ができる方法を利用するとよさそうです。

保育園側が送る不採用通知の例文を確認しよう

保育園側が求職者に対して不採用を伝える際は基本的なマナーを守り、誠実な対応を心がけましょう。


上記の例文を参考にするとともに、メールや手紙などはテンプレートを作成しておくとよいかもしれません。


不採用通知を送る際は失礼のないように対応し、求職者との「縁」を大切にしていきましょう。


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