【採用担当者向け】WEB面接を導入するためには?方法やメリット、使用できるツール

近年、増加傾向にあるWEB面接について、導入を検討している採用担当者の方もいるのではないでしょうか。しかし、導入までの流れや準備に必要なものなどわからないことも多いかもしれません。今回は、保育士さんの採用活動においてWEB面接を導入するメリットや方法、面接で使えるツールを紹介します。


WEB面接 導入の画像 Ustyle/shutterstock.com

 

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WEB面接の現状

「WEB面接ってどんなもの?」と思っている採用担当者の方もいることでしょう。

 

WEB面接とは、オンライン面接や動画面接とも呼ばれているオンライン上の採用面接のことをいいます。インターネット環境があれば、距離に関係なく全国の人とやり取りできることが最大の特徴です。

 

WEB面接のニーズが高まっていることの背景には、スマートフォンをはじめとした通信機器の普及ならびに通信技術の向上や、高速かつ安定したインターネット環境の充実などがあるようです。

 

現在採用活動において、

 

  • 選考途中で辞退者が出てしまう
  • 求職者とのマッチングが制限されてしまう
  • 採用を担当する人数に対しての業務工数の多さ

 

などの課題を感じられてはいませんか?

 

そんななかでWEB面接を導入することは、採用機会が増えたり業務工数が軽減されたりと、従来の採用活動における課題の解消につながるかもしれません。

 

実際に保育士さんの採用活動にWEB面接を導入することで、どのようなメリットがあるのか具体的に見ていきましょう。

WEB面接を導入するメリット

WEB面接を導入するうえで得られるメリットについて紹介します。

 

まず、企業や法人が得られる一般的なメリットには、採用の間口の拡大やコストの削減、採用スピードが上がり選考辞退を防ぐことなどが挙げられるようです。

 

保育士さんの採用活動においてWEB面接を導入する具体的なメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

 

  • 地方の保育士さんに出会える機会が増える
  • 素に近い状態の応募者と顔を合わせることができる
  • 全体的な採用日数を短縮できる
  • ミスマッチを減らすことができる
  • 面接後の振り返りに活用できる

 

一つずつ詳しく解説します。

 

地方の保育士さんと出会える機会が増える

 

WEB面接は、ネット環境があれば距離に関係なく全国に住む保育士さんとやり取りをすることができます。

転職活動中の保育士さんにとって「面接地まで移動をする必要がない」というメリットがあるため、面接日程や時間の調整がしやすくなり、気軽に応募することができることにつながるでしょう。

 

応募に対するハードルが低くなれば、これまで距離を理由に諦めていたという保育士さんからの応募を増やすことができるかもしれません。

 

つまり採用担当者にとって、WEB面接の導入によって採用の間口が広がり応募数が増加すれば、全国に住む転職活動中の保育士さんとより出会いやすくなるといえるでしょう。

 

素に近い状態の保育士さんと顔を合わせることができる

 

WEB面接は自宅で面接を受けることができるため、応募者にとって対面で面接を受ける場合よりもリラックスした状態で面接を受けられるというメリットがあります。

 

緊張がほぐれた状態は、より応募者の性格や人柄、本音を引き出しやすくなります。

素に近い状態を見ることができれば、採用担当者の方は自分の園に適した人材であるか見極めやすくなるでしょう。

 

全体的な採用日数を短縮できる

 

WEB面接を導入することで、面接を実施するまでにかかっていた採用日数を短縮することができ、全体的に採用スピードを上げることができるというメリットがあります。

 

従来の面接では、応募者と都合を合わせるだけでなく面接会場等の確保が必要になるなど、面接実施までにかかる日数が長くなってしまうケースもあったかもしれません。

 

しかし、WEB面接であれば応募者は自宅で行うことができ、採用担当者側も会議室等を用意できれば、これまで面接を行うまでに要していた時間を大幅に短縮することができます。

 

そのため、臨時で保育士さんを採用したいときなど、これまで以上に短い期間で応募者と顔を合わせることができるので、採用までのスピードを上げることができるでしょう。

 

また、面接までの日数が短縮できれば、保育士さんの選考辞退を減らすことも期待できそうです。

 

ミスマッチを減らすことができる

 

WEB面接は対面面接よりも応募へのハードルが低く、日程調整もしやすいことから、複数回面接を行うことができるでしょう。

 

何度も面接を重ねることで、保育士さんは園の雰囲気などをつかみやすくなり、入社後のギャップを軽減できるというメリットがあります。

 

一方、採用担当者側にとっても求める人材であるか見極めやすくなり、採用の精度が上がるというメリットがあるため、双方のミスマッチを減らすことが期待できるでしょう。

 

面接後の振り返りに活用できる

 

WEB面接を導入することで面接の振り返りに活用できるというメリットがあります。

 

WEB面接では、使用するツールによっては面接の映像を録画することができます。

そのため、応募者の採用判断に迷った際に後日改めて映像を見返すことで、応募者ごとに比較をし、冷静な判断ができるでしょう。

 

また、急な事情で面接当日の対応ができなくなった場合にも、当日は代理の方に面接官を頼み、後から本来の採用担当者が録画した面接の映像を確認して、採用の可否を決めることも可能になります。

 

このようなメリットがある一方で、WEB面接を導入すると、

 

  • 表情の読み取りにくさ・声の聞きづらさ
  • インターネット環境に関するトラブル
  • 使用するツールの種類(コスト面や機能面など)
  • 使用するツール等の操作に対するレクチャーやフォローの必要性

 

以上のような場合に、懸念点を感じたりデメリットを感じたりすることもあるかもしれません。

 

そのため、非対面コミュニケーションに慣れるように面接のシミュレーションを行うことや、回線トラブルが起きないよう現状のインターネット環境の確認・整備をしっかりと行い、万が一トラブルが発生した際の対処法を共有しておくことが導入において大切になります。

 

保育士さんの採用においてのメリットや懸念点が分かったところで、次はWEB面接を導入する前の気をつけるべきポイントを紹介します。

WEB面接を導入する前に気をつけるべきポイント

WEB面接 導入の画像 akebi/shutterstock.com

WEB面接を導入するにあたっての注意点を紹介します。

 

ネットワーク環境や機器のテスト

 

WEB面接では、ネットワーク環境や使用機器のテストを行うことが重要になります。

ネットワークの安定性の確認

インターネットが繋がるように環境を整え、安定して接続できるようにしておきましょう。

 

ネットワークが不安定な状態であると、音声や映像が乱れたり、面接が中断されたりする可能性があります。

問題なく接続することができるかを確認するためにも、事前にパソコンやスマートフォンでビデオ通話などをして、映像や音声の安定性をテストしておくようにしましょう。

 

もし、インターネットが整備されていない場合には、ルーターを設置して接続できるように準備することが大切です。また、ネットワーク環境に不安がある場合には、設置場所を見直したり機器を新しいものに取り替えたりするなどの対応を事前に行うようにしましょう。

使用機器の確認

WEB面接をする際に必要となるパソコンやカメラ、イヤホンマイクなどの機器を用意し、正しく使えるかを確認しましょう。

 

事前にテストを行わないと、面接実施時に応募者と上手くコミュニケーションを取れなくなってしまう恐れがあります。

また、面接時間のロスにつながることも考えられるため、カメラの映り方や音声の聞こえ方が適切かどうか気を付ける必要があります。

 

周囲の雑音などが入らない環境で事前にテストを行い、カメラの位置やマイクの音量、声の聞こえ方などを適切な状態に設定しておくようにしましょう。

 

ツールの選び方

 

WEB面接に使用できるツールには、通話・チャット用コミュニケーションツール、テキストビデオチャットツール、WEB会議ツールなどがあります。

ツールによって利用できる機能は異なるものの、ほとんどのツールでは音声や映像、チャット形式のテキストでやり取りができます。

 

完全に無料で利用できるサービスもあれば有料のサービスもあり、中には無料で利用できる範囲として、利用できる時間や一度に利用できる人数に制限を設けているサービスもあるので注意が必要です。

 

そのため、使用するツールを選ぶ際には

 

  • 機能
  • セキュリティ面
  • 接続の安定性(音声、映像など)
  • 導入までにかかる時間
  • 費用

 

これらのポイントを比較して、自分の園に合ったものを選ぶとよさそうです。

セキュリティや接続の安定性がしっかりしているサービスを利用したい場合には、有料のものを選ぶと安全性を確保しながら面接を行うことができるでしょう。

 

面接映像の取り扱い

 

WEB面接で使用するツールによっては録画機能があるため、応募者のプライバシーに関わることが含まれている面接映像の取り扱いには注意が必要です。

 

採用担当者の方以外が不用意に面接映像を見ることがないように、映像の保管は厳重に行うようにしましょう。

 

このように、導入時の注意点を理解したうえでWEB面接を取り入れることが大切です。

WEB面接を導入する際の注意点が分かったところで、次はWEB面接を導入するにあたって必要となる準備について紹介します。

 

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WEB面接を導入してから実施するまでに準備すること

WEB面接を導入してから実施するまでに必要な準備について紹介します。

 

採用担当者の方は、

 

1.オンラインツールのアカウント登録や専用のURLを作成する
2.操作方法の手順書を作成する
3.WEB面接の内容や方法を応募者へ共有する

 

以上のような流れで準備を進めておきましょう。

 

①オンラインツールのアカウント登録や専用のURLを作成する

 

WEB面接に使用するツールを選定したら、アカウントの登録や専用のURLを作成しましょう。

 

使用するツールによってはアカウント登録が必要なものがあります。また、登録が必要ないツールでも、オンライン上で疑似的な部屋を作成し、WEB面接を行うための専用URLを作成しておく必要がある場合もあります。

 

そのため、面接を行うことができる環境をオンライン上でセッティングしておくようにしましょう。

 

②操作方法の手順書を作成する

 

WEB面接を実施できる体制が整ったら、ツールの使い方や機器の操作、面接実施までの手順など、面接を行う前の手順書を作成しましょう。

 

ツールの操作に慣れておくだけでなく、不具合が起きた場合の対処法などもまとめておくことで、万が一トラブルがあった場合にも冷静に対応することができそうです。

 

③WEB面接の内容や方法を応募者へ共有する

 

面接日程を調整したあとに、応募者に対して使用するツールやWEB面接の方法を共有しましょう。

 

初めてWEB面接を行う保育士さんもいるかもしれないので、WEB面接の操作手順等のマニュアルを事前にオンライン上で配布しておくと安心して面接に臨むことができるかもしれません。

 

その際、操作手順の説明だけでなく、WEB面接を行ううえでの環境体制のフォローなどを行うことも大切です。

どのような環境設定が必要なのか、パソコン以外にも使用可能な機器はどれなのか、当日の服装など対面面接とは違った不安要素を解消できるような体制を作るようにしましょう。

 

WEB面接の導入に必要な準備を踏まえたうえで、面接を実施した後に行うことを紹介します。

WEB面接を実施したあとにすること

WEB面接を実施したあとには、

 

  • 録画した面接映像を社内で共有する
  • WEB面接の一連のやり方をマニュアル化する

 

以上のことをするといいでしょう。

 

録画した面接映像を社内で共有する

 

WEB面接実施後には、録画した面接映像を資料として残しておき社内で共有しましょう。

 

面接映像を残すことで、複数人で採用を判断することもできるほか、採用担当者自身の面接の振り返りにも活用できます。

そのため、面接のノウハウを共有しやすくなるだけでなく採用担当者自身のスキルアップにも役立ちそうです。

 

しかし応募者のプライバシーを守るためにも、映像の管理には細心の注意を払う必要があるということに留意しておきましょう。

 

WEB面接の一連のやり方をマニュアル化する

 

WEB面接に関わる事項すべてをまとめたマニュアルを作成し、社内で共有しましょう。

 

操作方法や面接の手順、面接時の注意事項、情報漏洩などのリスクへの対策など、WEB面接に関することを網羅したマニュアルがあれば、WEB面接の全体的な流れを把握しやすくなりそうです。

 

また、マニュアルを作成することで面接のやり方が属人化することなく、公平性が保たれることになるでしょう。

準備するものや流れを理解して、保育士さんの採用活動にWEB面接を導入しよう

今回は、企業や法人におけるWEB面接の導入について、メリットや必要な準備、使用できるツール、導入後にすることを紹介しました。

 

WEB面接は、インターネット環境が整っていれば距離に関係なく面接することができます。

そのため、遠方に住む保育士さんと出会う機会が増えたり、応募へのハードルが下がったりするなど、応募してくれた保育士さんだけでなく採用する側にもさまざまなメリットがあります。

 

従来の採用活動において発生していた課題を解決する新たな面接方法としてますます注目を集めるWEB面接。

優秀な保育士さんと出会う機会を増やし、採用活動を効率的に進めるためにも導入することを検討してみてもいいかもしれません。

 

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