【採用担当者コラム】園長先生の役割や仕事内容は?業務効率化を目指した取り組み

園長先生は運営や書類作成、職員管理や保護者対応などさまざまな役割を担っていることでしょう。また、人員確保に向けて採用活動に力を入れている方もいるかもしれません。このコラムでは、多種多様な業務を行う園長先生の仕事内容について解説します。負担を軽減するための対策などもまとめました。


園長先生

miya227/shutterstock.com

 

 

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園長先生の役割とは

園長先生は、園の経営や運営を担う総責任者という役割があり、園の経営や行政とのやり取り、職員管理や保護者対応など多くの業務を行っていることでしょう。

 

また、保育士の人材不足が懸念される中、人員補充に向けて取り組む方も多いかもしれません。

 

しかし、採用活動以外にもさまざまな仕事をこなさなければならす、業務がスムーズに進まないケースもあるのではないでしょうか。

 

業務の効率化を目指すことができれば、園長先生の業務負担の軽減につながり、人材確保に向けて集中して対応することができるかもしれません。

 

改めて園長先生の仕事内容を把握し、効率的に進める方法について考えてみましょう。

園長先生の主な仕事

園長先生の仕事内容は以下の通りです。

 

  • 園の事業・予算計画の作成
  • 採用活動・人員配置
  • 園の運営・安全管理
  • 保護者対応

 

この他にも小学校との連携や他園との意見交換会など、地域間の交流を担う場合もあるでしょう。

 

また、職員の離職防止に向けた職場環境の改善や保育の質の向上に向けた研修会の設置、園の事業を展開するうえでの運営や予算計画もあるかもしれません。

 

前年度の業務内容を振り返りながら、状況を把握し、方針を定めて具体的な計画を立てることが必要になります。

 

一つひとつ、具体的に見ていきましょう。

園長先生の仕事内容:①園の事業・予算計画の作成

保育事業は、行政とのやり取りや書類の提出が多く、書類の確認作業などに多忙な園長先生もいるでしょう。

 

近年は保育サービスの充実化のために、保育園や幼稚園が認定こども園に移行するケースが増加しているようです。

 

移行するためには、申請書類などを提出することが義務づけられているため、園長先生が書類の作成や提出、自治体との打ち合わせを担う場合もあるかもしれません。

園長先生の仕事内容:②採用活動・人員配置

園長先生の重要な業務として採用活動や人員配置が挙げられます。

 

特に人材が不足している場合は、求人広告を出したり、面接日程を調整したりと採用活動を行う必要があるかもしれません。

 

また、国の配置基準に伴い、保育士さんの人員配置を決定することも大切な仕事でしょう。

 

新学期前にはクラスの担任を決定するため、保育士さんの個性や性格を把握しながら、適切な配置が求められます。

 

さらに事務員が在籍していない場合は、職員の勤務管理を園長先生が行う場合もあるかもしれません。

 

急な体調不良で人材が不足した場合などは、代わりの職員を探し、シフト調整を行うなど、現場の状況を判断しながら人員調整が必要になるでしょう。

 

出典:認定こども園制度の運用上の課題等に関する実態調査/厚生労働省

 

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園長先生の仕事内容:④園の運営・安全管理

保育士の様子

milatas/shutterstock.com

 

園長先生は園の運営をスムーズに行うために、職員会議や保育士への指導、研修、シフト管理など幅広く対応していることも多いでしょう。

 

職員会議を行う際は園長先生が議事進行を行い、行事の企画運営や日常的な保育活動の振り返りや話し合いをすることもあるかもしれません。

 

また、現場の保育の質の向上に向けて定期的に研修を開催したり、園長が主任と兼務して保育士に指導したりする場合もあります。

 

その他にも園の安全、衛生管理なども重要な仕事となり、子どもたちが安心してすごせる環境を整えることも園長先生の大切な仕事のひとつでしょう。

園長先生の仕事内容:⑤保護者対応

主に園児の保護者と関わるのは担任ですが、園長先生も参観日や園の説明会などで保護者と接する機会も多いかもしれません。

 

保護者からのクレームに対して担任だけでは対処できない場合は、園長先生が直接対応することもあるのではないでしょうか。

 

また、保護者の方が安心して子どもを預けられるように、普段から挨拶したり、会話を大切にしたりしてコミュニケーションを積極的にとることも重要な仕事といえます。

園長業務の効率化を目指すためには

多種多様な業務をこなす園長先生の仕事を、効率的に進める方法についてみていきましょう。

 

ICTシステムの導入

 

ICTシステムとは、タブレットやパソコンなどを活用して職員の労務管理(シフト作成、休暇取得など)や、園児情報の管理、保護者のお知らせなどを行う電子システムです。

 

近年、ICTシステムを導入する保育施設が増えており、デジタル化が進められています。

 

園長先生の中には、労務管理の書類を手書きで作成したり、園児情報の資料が多く、探すのに時間がかかったりと、スムーズに業務が進まないケースもあるのではないでしょうか。

 

ICTシステムを活用することで入力作業が簡略化され、書類も一括管理できることから、園長先生の負担削減にもつながるかもしれません。

 

厚生労働省では、システムの導入に関して最大100万円の補助金制度を設けています。

 

保育に関わる業務の簡略化に向けて取り組んでいるため、導入を検討してみてもいいかもしれません。

 

採用活動の簡略化

 

採用活動で「募集人員に比べて応募数が少ない」、「求人広告を出しても効果が表れない」など、スムーズに進まず時間がかかるケースがあるでしょう。

 

このような状況になると求職者とのやり取りも増え、園長先生の業務負担が多くなることが考えられます。

 

採用活動を簡略化するためにも、人材会社や派遣会社を活用するとよいかもしれません。

 

人材会社に依頼すると、第三者である専任のコンサルタントが求人募集~採用まで仲介役を担うため、求職者と直接やり取りする機会が減り、採用活動がスムーズに進む可能性があります。

 

自園の希望条件に合う保育士さんが見つからないという場合も、人材会社に登録した保育士さんの中から求める人物像に合った方の紹介を受けられるなど、プラスになる要素も多いようです。

 

初期費用がかからない企業もあるため、一度相談してみるとよいかもしれません。

 

職員との信頼関係の構築

 

職員との信頼関係の構築は業務の効率化につながらないのでは?と考える園長先生もいるでしょう。

 

しかし、職員と意見交換したり、活発にコミュニケーションをとったりすることで「園長がきちんと職員のことを考えてくれている」、「業務のことを相談しやすい」などの安心感につながり、保育士さん一人ひとりの仕事への満足度が高まるかもしれません。

 

その結果、人材の定着化を招き、採用活動業務の負担軽減につながることも考えられます。

 

また、職場の雰囲気がよいと、仕事に対して意欲的に取り組む職員が増え、園長先生が担うさまざまな業務を分担しやすくなるという可能性もあるでしょう。

 

出典:2020年度 保育関係予算概算要求の概要p11/厚生労働省

園長業務の効率化を目指すためには

園長先生の仕事は保育士同様、保育活動以外にも事務作業や採用活動、職員のマネジメントなど多岐に渡るでしょう。

 

ICTシステムの導入や人材紹介会社の活用などで業務の効率化や軽減につながるかもしれません。

 

しかし、今まで利用したことのないサービスを取り扱うことに抵抗がある場合もあるでしょう。

 

その際は活用するとどのようなメリットがあるのか、企業に一度相談してみるとよいかもしれません。

 

園長先生の業務負担の軽減に目を向けて、採用活動がスムーズに進むように環境を整備していきましょう。

 

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